Der Begriff stammt aus dem Baugesetzbuch (BauGB) und setzt sich aus den Worten Bauen-Leiten-Planen zusammen. Bauvorhaben im öffentlichen Raum einer Stadt oder Gemeinde werden in einem systematischen Verfahren vorab durchgeplant. Dabei entsteht ein Plan, der anschließend als Anleitung für den Bau verwendet wird, also ein Bauleitplan. Die Institution, die diesen Planungsprozess leitet, nennt man Verfahrensträger.

Der Planungsprozess in der Bauleitplanung sieht vor, dass sich diejenigen Personen und Institutionen, deren Belange von einer Planung betroffen sind, dazu Stellung nehmen dürfen. Dieses Recht auf Stellungnahme ist gesetzlich zugesichert. Entsprechend können Bürgerinnen und Bürger im Zeitraum der Beteiligung (normalerweise einen Monat lang) alle Planungsdokumente einsehen und eine schriftliche Stellungnahme abgeben. Im Rathaus oder Bauamt und jetzt auch online über E-Bauleitplanung.

Jeder Bebauungsplan besteht aus einer Planzeichnung (der geplante „Gegenstand“ eingezeichnet auf einer Karte) und einer Beschreibung in Textform, die in Rostock "Textliche Festsetzung" genannt wird. Zusätzlich gibt es üblicherweise eine Begründung in Textform und Umweltgutachten. Alle diese Planungsdokumente finden Sie auf der jeweiligen Web-Seite des Verfahrens hier bei E-Bauleitplanung und im Rathaus / Bauamt.

Bei einer frühzeitigen Beteiligung wird - wie der Name schon sagt - zu einem frühen Zeitpunkt die Möglichkeit der Stellungnahme eingeräumt. Meistens gibt es zu diesem Zeitpunkt noch keine detaillierten Planungen. Entsprechend sind die Planungsdokumente weniger umfangreich. Die Möglichkeit der Einflussnahme auf den Planungsgegenstand kann höher sogar höher sein als in der regulären Beteiligung, da noch mehr Alternativen vorliegen. Unterschieden werden die beiden Abschnitte (Verfahrensschritte) „frühzeitige Beteiligung“ und „öffentliche Auslegung“.
Ein Flächennutzungsplan (FNP) umfasst immer das gesamte Gebiet der Gemeinde oder Stadt und funktioniert als (städteplanerischer) Überblick. Er veranschaulicht, wie bestimmte Bereiche und Gebiete zueinander stehen und wie diese genutzt werden. Der Flächennutzungsplan wird nicht sehr oft angepasst.

Ein Bebauungsplan (B-Plan) hingegen betrifft einen bestimmten Bereich in dem gebaut werden soll und zeigt detailliert, wie an welcher Stelle gebaut werden soll. Ein Anwohner kann z.B. genau erkennen, ob ein Bebauungsplan an sein Grundstück grenzt oder sich in der Nähe befindet, ob also eine Betroffenheit vorliegt.
Zur Bauleitplanung gehören sowohl der Flächennutzungsplan, als auch der Bebauungsplan. Bauleitplanverfahren, die den Flächennutzungsplan betreffen, sind allerdings sehr viel seltener als Bebauungsplanverfahren.
Der Verfahrensträger ist verpflichtet, alle fristgerecht eingehenden Stellungnahmen zu prüfen und fachlich zu bewerten. Diese Aufgabe übernehmen Fachleute, die entweder beim Verfahrensträger arbeiten oder bei einem externen Planungsbüro. Diese Fachleute werden Planer genannt. Bei der fachlichen Bewertung wird entschieden, ob eine Stellungnahme berücksichtigt wird. Möglicherweise muss sogar die Planung angepasst werden. Ein entscheidendes Kriterium bei der Bewertung einer Stellungnahme ist, ob der Einreicher tatsächlich persönlich von der Planung betroffen ist.

Im Verfahrensschritt „Öffentliche Auslegung“ sind die Planer der Gemeinde / Stadt verpflichtet, den Einreicher über das Ergebnis ihrer fachlichen Bewertung zu informieren. Das geht natürlich nur, wenn vom Einreicher eine kontaktfähige E-Mail- oder Postadresse mit angegeben wurde. Wird eine Stellungnahme (identisch oder zumindest ähnlich) von 49 oder mehr Personen eingereicht, kann der Verfahrensträger eine gesammelte Rückmeldung öffentlich machen, entweder bei E-Bauleitplanung und/oder im Rathaus/Bauamt. In der frühzeitigen Beteiligung müssen die Planer nicht jede einzelne Stellungnahme beantworten.

Die Träger öffentlicher Belange sind Organisationen, Unternehmen oder Behörden, deren Aufgabenbereich (also ihr Belang) von der Planung betroffen ist. Das können z.B. lokale oder überregionale Umweltverbände, Stromnetz- oder Telefon- und Internetunternehmen sein, Behörden oder Nachbargemeinden. Oft haben diese TöB Mitarbeiter, die sich mehr oder weniger ausschließlich mit dem Bereich der Bauleitplanung beschäftigen.